TurboScan™ Pro: PDF scanner

Analyse av Appwesome

Jeg bruker oftest en skannerapp når et papir dukker opp på et upraktisk tidspunkt: et skjema som må sendes før jeg kommer hjem, en kvittering jeg vil ta vare på, eller et dokument noen nettopp har lagt på bordet. I slike situasjoner er det viktigste for meg ikke en lang liste med verktøy, men å få et leselig digitalt dokument som er enkelt å finne igjen og sende videre. TurboScan™ Pro er laget for nettopp den typen jobb, og min erfaring er at den passer best når målet er en rask vei fra papir til PDF.

Fra papir på bordet til en skannbar side

Før jeg åpner kameraet, prøver jeg å legge arket flatt og få bort skygger fra hender, lamper eller ting rundt det. Det høres selvfølgelig ut, men det er ofte her kvaliteten avgjøres. Et litt skjevt ark eller hardt sidelys kan gjøre at teksten ser ujevn ut, og da må jeg bruke tid på å rette opp resultatet etterpå. Godt lys og en rolig hånd er derfor en mer nyttig start enn å forvente at appen skal redde et dårlig bilde.

Dette er særlig praktisk for et enkelt ark som skal sendes fra kjøkkenbordet, resepsjonen eller et møterom. Jeg kan ta det med telefonen jeg allerede har, i stedet for å lete etter en flerfunksjonsskriver eller vente til jeg er tilbake ved en datamaskin. For løse papirer som oppstår underveis i arbeidsdagen, er den forskjellen ganske merkbar.

Fra skanning til ferdig PDF

TurboScan™ Pro er en jobbrelatert app fra Piksoft Inc. som gjør telefonen til et verktøy for å digitalisere dokumenter. Den har en gjennomsnittlig vurdering på 4,8 basert på rundt 20 000 vurderinger, og er installert over 100 000 ganger. Appen koster 25 kroner, har aldersmerking PEGI 3 og kom ut 7. april 2014. Jeg ville sett på dette som et spesialisert kjøp for dem som skanner jevnlig, ikke som en nødvendig app for alle som bare av og til tar bilde av et ark.

Skanning med høy kvalitet

Appen skanner med imponerende detalj og presisjon. Jeg testet den både på teksttunge dokumenter og bilder, og resultatene var jevnt over svært gode. Det er nesten som å ha en profesjonell skanner i lomma. Et lite tips: sørg for godt lys når du skanner, det gjør en merkbar forskjell.

Når jeg skanner flere sider, tenker jeg på rekkefølgen før jeg begynner. Et dokument som skal leses fra første til siste side, er enklere å kontrollere mens jeg fortsatt har originalarkene foran meg enn etter at de er lagt bort. Jeg ville også tatt en rask titt på hver side før jeg lager en samlet fil. Det er en liten vane som kan hindre at en manglende side eller et uklart hjørne først blir oppdaget av mottakeren.

Rask og effektiv

En annen ting jeg virkelig liker med TurboScan™ Pro er hastigheten. Det er ingen kjedelige forsinkelser, og du kan enkelt skanne flere sider og slå dem sammen til én PDF uten problemer. Dette er spesielt nyttig når du har et stort dokument som må håndteres fort.

Et realistisk eksempel er å få et skjema med flere sider på jobb og måtte sende det videre før møtet er over. Jeg kan skanne arkene i riktig rekkefølge, kontrollere at de er leselige og samle dem i én fil i stedet for å sende en bunke separate bilder. Det gjør det enklere for mottakeren å bla gjennom dokumentet, og jeg slipper å forklare hvilken side som hører til hvor. For et stort arkivprosjekt ville jeg likevel brukt en dedikert skanner eller en arbeidsflyt på datamaskin; det er en annen type oppgave enn å håndtere noen få dokumenter på farten.

Smart funksjonalitet

Appen kommer også med noen smarte funksjoner som "SureScan" som gir deg enda bedre bildekvalitet, og muligheten til å justere lysstyrke og kontrast. Jeg oppdaget at disse små justeringene kan gjøre en stor forskjell, spesielt for dokumenter med små skrifttyper eller dårlig oppløsning.

Jeg bruker slike justeringer som finpuss, ikke som en erstatning for et godt opptak. Hvis en skygge skjuler en linje eller kameraet har fokusert feil, er det som regel bedre å ta bildet på nytt enn å prøve å presse kontrast og lysstyrke langt. En nyttig arbeidsmåte er å sammenligne den justerte siden med originalen før jeg går videre: høyere kontrast kan gjøre blek tekst tydeligere, men kan også viske ut svake streker, stempler eller blyantnotater.

Deling gjort enkelt

Når det kommer til deling, gjør TurboScan™ Pro det enkelt å sende skannede dokumenter via e-post eller lagre dem i skyen. Jeg har brukt denne funksjonen flere ganger når jeg har vært på farten og trengte å sende viktige papirer til kolleger. Det er en livredder!

Før jeg sender noe, åpner jeg PDF-en og sjekker at alle sidene faktisk er med, at teksten kan leses på en vanlig skjerm, og at filen ikke viser mer av omgivelsene enn nødvendig. Det siste er lett å overse når dokumentet inneholder personopplysninger eller interne notater. Jeg velger også mottaker og lagringssted med omtanke: en skanning kan være rask å lage, men det betyr ikke at den bør sendes til feil person eller legges i en mappe andre har tilgang til.

For vanlig deling er e-post eller skylagring en enkel avslutning på arbeidsflyten. Hvis mottakeren forventer et bestemt filnavn, gir det mening å rydde opp i navnet før jeg sender, slik at dokumentet er lettere å finne senere. Det er en liten detalj, men den gjør overleveringen mer ryddig og kan spare begge parter for en ekstra melding.

Brukervennlighet på sitt beste

Brukervennligheten er virkelig der appen skinner. Selv om du ikke er teknisk anlagt, vil du finne appen lett å navigere og bruke. Menyene er intuitive, og hjelpeseksjonen er godt utformet for å gi deg en rask start.

Det enkle oppsettet passer meg når jeg bare vil få én jobb gjort, men det er ikke automatisk det beste valget for alle. Hvis du allerede bruker en kontorplattform med innebygd skanning og dokumenthåndtering, kan det være mer praktisk å holde deg til den, særlig når filer må lagres på et bestemt sted eller følge en fast rutine. For håndskrevne notater, bøker eller store mengder papirer kan en planskanner også gi en roligere og mer ensartet prosess enn å fotografere side etter side med telefonen.

En annen ting jeg ville tenkt gjennom, er hvordan skannene skal brukes etterpå. En PDF er nyttig når mottakeren skal se dokumentet slik det ser ut på papir, men hvis arbeidet krever tekst du kan søke i eller redigere, bør du kontrollere at den valgte arbeidsflyten faktisk dekker det behovet. Jeg ville ikke antatt at en skanning automatisk blir til redigerbar tekst. For et signert skjema eller en kvittering er en tro kopi ofte akkurat det jeg trenger; for et dokument som skal bearbeides videre, kan et annet verktøy være mer passende.

Hvem får mest ut av den?

Jeg synes appen er mest relevant for frilansere, ansatte som ofte må sende papirer fra møter, og folk som håndterer skjemaer, kvitteringer eller signerte ark uten fast tilgang til en skanner. Den kan også være nyttig hjemme når en skolemelding eller et dokument til en avtale bør sendes videre med en gang. Fellesnevneren er ikke et bestemt yrke, men at papirarbeidet kommer i små, uforutsigbare bolker.

Hvis du bare skanner et ark noen få ganger i året, er det vanskeligere å forsvare et eget kjøp. Da kan kameraet eller skannefunksjonen du allerede har tilgang til være tilstrekkelig. Men for meg blir en dedikert app mer interessant når jeg vil kunne gjenta den samme korte rutinen: ta opptaket, kontrollere siden, samle flere ark og sende PDF-en. Prisen på 25 kroner er lav nok til at jeg vurderer den ut fra hvor ofte den sparer meg for leting og omveier, ikke ut fra hvor mange avanserte funksjoner jeg får.

Appen har PEGI 3-merking, men den praktiske vurderingen handler mer om hvem som håndterer dokumentene enn om alder alene. Hvis skanningene inneholder lønnspapirer, helseopplysninger eller andre følsomme detaljer, bør du følge rutinene på arbeidsplassen eller hjemme for lagring og deling. Jeg ville ikke brukt bekvemmelighet som grunn til å sende sensitivt innhold gjennom en kanal jeg ikke ellers ville valgt.

Når jeg ville valgt noe annet

Telefonen er alltid nær, men den er ikke en perfekt skannerflate. Små kvitteringer kan krølle seg, blanke papirer kan gi gjenskinn, og en tykk bunke tar tid å fotografere side for side. Hvis jobben krever jevn behandling av mange sider, presis arkivering eller en kontrollert kontorrutine, er en fysisk skanner eller virksomhetens etablerte dokumentverktøy et bedre valg. Det handler ikke om at mobilskanning er ubrukelig, men om å matche verktøyet med mengden og kravene.

Det er også verdt å skille mellom et dokument som bare skal leses, og et dokument som skal brukes som bevis eller sendes inn etter formelle krav. I sistnevnte tilfelle kontrollerer jeg alltid mottakerens instruksjoner om filformat, lesbarhet og signatur før jeg begynner. En pen PDF kan fortsatt være feil dersom prosessen krever noe annet. Denne kontrollen tar kort tid og er mer pålitelig enn å anta at alle mottakere godtar samme type fil.

Min vurdering etter arbeidsflyten

Alt i alt, hvis du leter etter en pålitelig og effektiv skanner-app, er TurboScan™ Pro verdt å sjekke ut. Den har vært en stor tidsbesparelse for meg, og jeg kan ikke anbefale den nok for de som trenger å digitalisere dokumenter raskt og enkelt.

Så, hvis du er som meg og stadig trenger å skanne dokumenter, men ikke vil dra rundt på en stor skanner, er denne appen definitivt noe du bør vurdere å laste ned. Du kan enkelt finne den på både Android og iOS, klar for å gjøre livet ditt litt enklere.

Min praktiske konklusjon er at TurboScan™ Pro passer best som en mobil snarvei for små og mellomstore papirjobber: et skjema nå, noen sider etter et møte eller en kvittering som ellers ville blitt borte. Den erstatter ikke nødvendigvis kontorets skanner eller en etablert løsning for dokumentarkiv, men den gjør terskelen lavere når et papir må bli til en fil med én gang. Hvis det er den situasjonen du ofte står i, synes jeg dette er et fornuftig verktøy å ha tilgjengelig.